maandag, juni 16, 2008

Online documenten

Net terug uit Zuid Afrika. Bij een organisatie gewerkt om een systeem te ontwerpen waarmee vanaf verschillende locaties voortgang kon worden gerapporteerd van projecten. Op zo'n manier dat ze bij het hoofdkantoor de resultaten onmiddellijk konden inzien, en ook vanuit Nederland.

Dit heb ik gedaan met behulp van Google Docs. Eerst een excel spreadheet ontworpen, inlcusief alle formules, opmaak en verwijzingen. Die vervolgens geupload en verschillende accounts aangemaakt voor de verschillende locaties. Vervolgens een stuk training gegeven voor het gebruik ervan.
Het leuke van Google Docs is dat je een excel kunt gebruiken, en zelfs een nieuw excel document de oude kunt laten overschrijven. Wel een paar kleinere fouten met het uploaden, bijvoorbeeld in de kleur van de cellen en met samengevoegde cellen.
Toch ben ik hier wel heel enthousiast over. Je hoeft nooit meer bestanden te mailen, nooit meer gegevens van het ene bestand in het andere over te typen. Als je een grafiekje maakt, kunnen degenen die de cijfers erin typen, die ook gelijk zien. En je hebt heel leuke grafische opties waarbij je een getal als een klokje kunt laten weergeven - goed voor heel snelle overzichten.
Lang leve internet en gratis software toepassingen.

4 opmerkingen:

Joitske Hulsebosch zei

Hoi Wouter, wat een creatieve toepassing van google docs! Is eigenlijk een ideale blogpost voor de ecollaboration blog in engels. Als je het zelf leuk vindt om te doen, kan ik je toevoegen als teamlid, anders wil ik het ook doen met jouw goedkeuren. Het leuke is dat het dan door meer geinteresseerden gelezen wordt!

Wouter Rijneveld zei

hoi, ik vind het wel leuk om het op ecollab te plaatsen. Kun je me toevoegen als teamlid?
binnen de organisatie krijg ik ook wel enthousiaste reacties, en heb het idee dat hier wel wat breder iets mee gedaan gaat worden.
groet, wouter

Maarten Wisse zei

Maar is het niet lastig om vanuit al die locaties een betrouwbare internettoegang te hebben? Voor Google Docs heb je toch onlinetoegang nodig?

Wouter Rijneveld zei

nee, in zuid afrika is adsl wel te regelen. Die locaties zijn in feite ook weer hoofdkantoren. De niveaus eronder werken met handmatige formulieren etc.
in veel andere afrikaanse landen is het iets minder makkelijk beschikbaar, maar wel steeds meer, b.v. een mobiel modem in een laptop met internet via een mobile phone abonnement. Ik denk dat in veel gevallen de investering in een paar van zulke systeempjes minder is dan de kosten die men nu heeft aan monitoring (transport, etc.). Geldt niet voor heel kleine lokale CBO's.